Personvernerklæringen

Sist endret: 20.09.2023

Denne personvernerklæringen gjelder for Lillevik Krogstad Advokatfirma AS («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

  1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside
  1. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Når vi yter juridiske tjenester, behandler vi personopplysninger fordi det er nødvendig på bakgrunn av disse behandlingsgrunnlagene:

  • Avtale. Er du en privatklient, behandler vi kontaktinformasjon, faktureringsinformasjon og eventuelle saksopplysninger fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.
  • Rettslig forpliktelse. Vi behandler også faktureringsinformasjon og utfører klientkontroll (som nærmere beskrevet ovenfor) for å oppfylle våre lovpålagte plikter etter bokføringslovgivningen, hvitvaskingslovgivningen og advokatforskriften. Vi vil ikke kunne etablere et klientforhold med deg eller yte juridiske tjenester til deg uten å behandle denne informasjonen.
  • Berettigede interesser. Vi behandler kontaktinformasjon om kontaktpersoner hos klienter som er juridiske personer, fordi det er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser. Denne berettigede interessen er etablering og administrering av klientforholdet vi har med klienten som du er kontaktperson for.

Vi behandler saksopplysninger om andre personer enn klienten fordi det er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser, for eksempel fordi det er nødvendig for at vi skal kunne levere juridiske tjenester til klienten, og for at klienten skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenelig med hensynet til ditt personvern.

Dersom slike saksopplysninger inneholder særlige kategorier av personopplysninger, behandler vi disse opplysningene fordi det er nødvendig for at klienten skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer normalt saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag.

Vi behandler følgende personopplysninger i forbindelse med våre markedsaktiviteter, slik som arrangementer og nyhetsbrev:

  • Kontaktinformasjon. Navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer, stillingstittel og arbeidssted. For studenter samler vi også inn opplysninger om studiested og studieår. Som nærmere beskrevet nedenfor, bruker vi også kontaktinformasjon til å sende ut evalueringer i etterkant av våre arrangementer.
  • Allergier og matpreferanser. Dersom det skal være matservering på arrangementet, spør vi om eventuelle allergier eller matpreferanser.
  • Tilbakemeldinger i spørreundersøkelser, evalueringer ol. Dersom du velger å delta i spørreundersøkelser eller andre former for evalueringer initiert av oss, vil vi samle inn tilbakemeldingene du gir, samt eventuell kontaktinformasjon undersøkelsen ber deg registrere (for eksempel din bransje og stillingstittel). Det er alltid frivillig å delta i slike spørreundersøkelser/evalueringer.
  • Preferanser og brukeratferd. Vi vil behandle opplysninger om hvilke fagområder du er interessert i når vi tar stilling til hvilke nyhetsbrev og invitasjoner vi skal sende til deg. Denne informasjonen har vi enten mottatt direkte fra deg (i forbindelse med din påmelding til å motta nyhetsbrev og invitasjoner til arrangementer), eller utledet fra din deltakelse på arrangementer og bruk av våre tjenester. Når vi sender ut nyhetsbrev, samler vi inn informasjon om brukeratferd, slik som om nyhetsbrevet har blitt åpnet eller ikke. I forbindelse med våre webinarer samler vi inn informasjon om når du går inn/ut av webinaret, om du har stilt spørsmål eller svart på spørreundersøkelser underveis, eller om du har lastet ned presentasjonen.

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

I forbindelse med markedsaktiviteter behandler vi personopplysninger med formål om å følge opp klienter (og andre som aktivt har bedt om å motta informasjon fra oss) med juridiske nyheter, invitasjon til arrangementer og informasjon om våre tjenester.

Når vi avholder arrangementer, er formålet med å samle inn personopplysninger å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementet og utarbeide deltakerlister.

Vi benytter også personopplysninger med formål om å tilpasse og måle effekten av våre markedsaktiviteter.

  1. Rekruttering

I forbindelse med rekruttering samler vi inn følgende kategorier av personopplysninger fra søkere/kandidater:

  • Kontaktinformasjon. Fullt navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og stillingstittel og arbeidsgiver og eventuelt studiested. For studenter vil vi samle inn opplysninger om studiested og studieår.
  • Søknadsdata. Informasjon om kandidaten inntatt i søknadstekst, CV, karakterutskrift, attester og lignende dokumenter.
  • Personlighets- og ferdighetstester. Resultater fra personlighets- og ferdighetstester, når slike tester utføres som ledd i rekrutteringsprosessen.
  • Evalueringer. For enkelte tidligere traineer lagrer vi evalueringer og tilbakemeldinger innsamlet under traineeoppholdet.

Når vi rekrutterer, behandler vi personopplysninger for å rekruttere nye egnede ansatte til selskapet, herunder for å vurdere den enkelte kandidats egnethet for relevante stillinger.

Når vi driver rekrutteringsarbeid, behandler vi personopplysninger fordi det er nødvendig på bakgrunn av disse behandlingsgrunnlagene:

  • Samtykke. Når vi lagrer evalueringer og tilbakemeldinger knyttet til tidligere traineer, gjør vi det på grunnlag av traineens samtykke. Data fra personlighets- og ferdighetstester behandles på grunnlag av kandidatens samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
  • Berettigede interesser. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med vårt rekrutteringsarbeid på grunnlag av vår berettigede interesse i å vurdere og ansette egnede personer i Thommessen. Deltakelse i Thommessens rekrutteringsprosesser er frivillig, og etter vår vurdering går våre berettigede interesser knyttet til rekrutteringsarbeid foran hensynet til den enkeltes personvern, sett hen til de registrerte rimelige forventninger.
  1. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Motparter, domstoler og tilsynsorganer. Vi deler kontakt- og saksopplysninger med involverte parter i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold hvis det er nødvendig for saken. Vi deler ikke personopplysninger hvis det vil være i strid med taushetsplikten.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

  1. Lagring av personopplysninger

Vi sletter eller anonymiserer personopplysninger i samsvar med følgende rutiner:

  • Vi lagrer faktureringsinformasjon og personopplysninger relatert til klientkontroll i henhold til det som følger av lovpålagte krav i bokførings- og hvitvaskingslovgivningen.
  • Vi lagrer normalt alle filer og dokumenter i forbindelse med en sak, for eksempel saksopplysninger, arkiv, filer, dokumentasjon og kontaktinformasjon, i ti år. Enkelte dokumenter, slik som deponerte dokumenter som testamenter og tilsvarende, beholder vi i lengre tid.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

  1. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

  1. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

  1. Informasjonskapsler/cookies på vår nettside

Vi bruker informasjonskapsler (også kalt «cookies») på vår nettside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på datamaskinen, nettbrettet eller mobiltelefonen din. Du kan lese mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker, formålet med bruken, grunnlaget for bruken, samt hvilke cookie-leverandører vi benytter, i vår cookie-erklæring. Du finner vår cookie-erklæring ved å trykke på linken nederst på nettsiden vår.

  1. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Lillevik Krogstad Advokatfirma AS

Conrad Mohrs veg 29
5072 BERGEN

Tel: +47 41456088
E-post: alexander.krogstad(at)lkadvokat.no

Hva kan vi bistå deg med?

Kontakt